Veulen registratie: stamboek, paspoort en DNA in 7 stappen

Stap 1: Geboortemelding binnen 7 dagen

De eerste verplichting na de geboorte is het melden bij het stamboek van de merrie. Dit moet binnen 7 dagen gebeuren, meestal via het online portaal van het betreffende stamboek (KWPN, Studbook Zangersheide, Gelder, etc.). Je vult de geboortedatum, geslacht en eventuele bijzonderheden in. Let op: sommige stamboeken hanteren een digitaal formulier, andere vereisen nog een handtekening van de eigenaar. Controleer dit vooraf op de website van jouw stamboek. Bij te late melding riskeer je een boete of administratieve vertraging.

Stap 2: DNA-afname en chipnummer aanvragen

Voor officiële registratie is DNA-materiaal verplicht. Hiervoor neemt een erkende dierenarts haarmonsters af van het veulen én de ouders (als dat nog niet eerder is gebeurd). Tegelijkertijd wordt de microchip ingebracht, meestal aan de linkerkant van de hals. Het chipnummer wordt gekoppeld aan de DNA-sample en vormt de unieke identificatie van je veulen. Zorg dat de dierenarts alle formulieren correct invult en ondertekent—fouten hierin leiden tot vertraging bij het stamboek. De DNA-afname moet vaak binnen 6 maanden plaatsvinden; check de specifieke termijn van jouw stamboek.

Stap 3: Naamkeuze en reservering

Elk stamboek hanteert eigen regels voor naamgeving. Bij het KWPN bijvoorbeeld moet de naam beginnen met dezelfde letter als de moeder, tenzij je een vrije naamkeuze hebt gekocht. Sommige stamboeken laten maximaal 27 karakters toe, inclusief spaties. Reserveer de naam tijdig via het online systeem—populaire namen zijn snel vergeven. Controleer ook of de naam al bestaat in de database. Een duidelijke, goed uit te spreken naam maakt latere communicatie met dierenarts, hoefsmid en verzekering een stuk gemakkelijker.

Stap 4: Stamboekopname en keuring aanvragen

Voor opname in het stamboek doorloopt je veulen meestal een keuring of inspectie. Dit kan een veulenkeuring zijn (rond 3-6 maanden) of een latere hengstenkeuring of merrieninspectie. Bij de keuring beoordeelt een commissie exterieur, beweging en raskenmerken. Op basis daarvan krijgt het veulen een predikaat (ster, kroon, prestatie, etc.) of wordt het ingeschreven in het hoofdstamboek of een bijregister. De aanmelding voor keuringen gebeurt vaak online en kent een inschrijfdeadline, meestal 4-6 weken voor de keuringsdatum. Bekijk onze uitgebreide vergelijking van paardenbeheer apps om te zien welke tools je helpen met keuringsdata en documenten bij te houden.

Stap 5: Paardenpaspoort aanvragen bij RVO

Naast stamboekregistratie is elk paard in Nederland verplicht een paardenpaspoort te hebben, uitgegeven door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit paspoort bevat de unieke levensnummer (ULN), chipnummer, signalement en eventuele medicatie-aantekeningen. De aanvraag doe je online via MijnRVO of via het stamboek dat als 'uitgeeforganisatie' optreedt. Het paspoort moet binnen 6 maanden na geboorte zijn aangevraagd, maar doe dit liever eerder—zonder paspoort mag je veulen niet vervoerd of verkocht worden. Controleer bij ontvangst alle gegevens nauwkeurig; correcties achteraf kosten tijd en geld.

Stap 6: Administratie en documenten bewaren

• Bewaar kopieën van alle stamboekformulieren, DNA-certificaten en keuringsrapporten digitaal én op papier
• Noteer chipnummer, ULN en stamboekregistratienummer in je eigen archief—idealiter in een paardenbeheersysteem
• Maak foto's van het veulen op verschillende leeftijden voor identificatie en verzekeringsdoeleinden
• Houd deadlines voor vervolgkeuringen en inentingen bij in een agenda of app
• Check regelmatig de status van lopende aanvragen bij stamboek en RVO om vertraging te voorkomen

Stap 7: Digitaal dossier opzetten

Van geboorte tot keuring en paspoortaanvraag: de papierwinkel stapelt zich op. Steeds meer fokkers kiezen daarom voor een digitale oplossing. In EquiSight leg je alle registratiegegevens vast in het paardendossier: chipnummer, stamboekstatus, keuringsdata en documenten. Zo heb je altijd bewijs bij de hand voor een potentiële koper of bij controles. Met de agenda-functie stel je herinneringen in voor belangrijke deadlines, zoals de 6-maanden-limiet voor DNA-afname of de inschrijving voor de veulenkeuring. Meer over digitaal paardenbeheer vind je in onze fokkerij software vergelijking, waarin we verschillende apps naast elkaar zetten.