Πώς να αυτοματοποιήσετε τη χρέωση σε έναν ιππικό όμιλο

Γιατί η χειροκίνητη χρέωση δεν λειτουργεί

Πολλοί ιππικοί όμιλοι εξακολουθούν να εργάζονται με υπολογιστικά φύλλα, σημειωματάρια ή ξεχωριστά συστήματα για προγράμματα, παρουσίες και τιμολόγια. Το αποτέλεσμα: διπλή δουλειά, λάθη και πολύ άγχος στο τέλος του μήνα. Ένας αναβάτης παρακολούθησε δύο επιπλέον μαθήματα, αλλά δεν εμφανίζεται στο τιμολόγιο. Ένας πελάτης διαμονής πληρώνει καθυστερημένα, αλλά κανείς δεν το βλέπει. Τέτοιου είδου καταστάσεις σας κοστίζουν έσοδα και ενέργεια. Η αυτοματοποίηση το αποτρέπει αυτό συνδέοντας τα πάντα: από την εγγραφή μέχρι την πληρωμή. Το διοικητικό φορτίο μειώνεται κατά μέσο όρο 60 έως 70 τοις εκατό, σύμφωνα με τους χρήστες σύγχρονου λογισμικού ιππικών ομίλων.

Βήμα 1: Συνδέστε τις δραστηριότητες με τη χρέωση

Η βάση της αυτοματοποίησης είναι ότι κάθε προϊόν ή υπηρεσία καταγράφεται αυτόματα. Σκεφτείτε ομαδικά μαθήματα, ιδιαίτερα μαθήματα, κόστη διαμονής, απομάκρυνση κοπριάς ή πεταλωτή. Σε ένα καλό σύστημα τα καταχωρείτε μία φορά με τιμή και συντελεστή ΦΠΑ. Μόλις ένας πελάτης εγγραφεί ή παρακολουθήσει ένα μάθημα, αυτό συνδέεται με τον αριθμό πελάτη του. Στο τέλος του μήνα δημιουργείτε όλα τα τιμολόγια με ένα πάτημα κουμπιού. Όχι πια χειροκίνητη εισαγωγή αριθμών. Συστήματα όπως το EquiSight προσφέρουν αυτήν τη σύνδεση ως πρότυπο: οι δραστηριότητες στην ατζέντα χρεώνονται αυτόματα με βάση τις ρυθμίσεις σας.

Βήμα 2: Εργαστείτε με συνδρομές και προεπιλογές

Πολλές υπηρεσίες σε έναν ιππικό όμιλο είναι επαναλαμβανόμενες: εβδομαδιαία μαθήματα, μηνιαία διαμονή, σταθερές προπονητικές ιππασίες. Ρυθμίζοντάς τες ως συνδρομή, χρειάζεται να τις δημιουργήσετε μόνο μία φορά. Το σύστημα αναγνωρίζει αυτόματα αν κάποιος δικαιούται μια συγκεκριμένη υπηρεσία και την προσθέτει στο μηνιαίο τιμολόγιο. Για τους πελάτες διαμονής μπορείτε για παράδειγμα να δημιουργήσετε μια προεπιλογή με τροφή, άχυρο, απομάκρυνση κοπριάς και χρήση βοσκοτόπου. Για τους αναβάτες μαθημάτων ένα πακέτο τεσσάρων μαθημάτων ανά μήνα. Αυτό αποτρέπει λάθη και εξοικονομεί τεράστιο χρόνο κατά τη σύνταξη των τιμολογίων.

Βήμα 3: Αυτοματοποιήστε την αποστολή και τις υπενθυμίσεις

Η σύνταξη ενός τιμολογίου είναι ένα πράγμα, αλλά το να φροντίσετε ώστε να πληρωθεί είναι εξίσου σημαντικό. Τα σύγχρονα συστήματα στέλνουν τιμολόγια αυτόματα μέσω email σε μια ημερομηνία που επιλέγετε, για παράδειγμα την πρώτη του μήνα. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε υπενθυμίσεις πληρωμής: μετά από δέκα ημέρες μια φιλική υπενθύμιση, μετά από είκοσι ημέρες μια δεύτερη. Ορισμένα συστήματα εμφανίζουν μια επισκόπηση ανεξόφλητων ποσών και μπορούν ακόμη και να συνδέσουν άμεσες χρεώσεις. Πολλοί ιππικοί όμιλοι που το έχουν αυτοματοποιήσει βλέπουν την προθεσμία πληρωμής τους να μειώνεται από κατά μέσο όρο 28 σε 12 ημέρες. Θέλετε περισσότερες πληροφορίες για το ποιο λογισμικό το υποστηρίζει; Δείτε τη διεξοδική μας σύγκριση εφαρμογών διαχείρισης αλόγων.

Πλεονεκτήματα της αυτοματοποιημένης χρέωσης

• Λιγότερα λάθη: χωρίς ξεχασμένα μαθήματα ή διπλή εισαγωγή
• Ταχύτερη πληρωμή: οι αυτόματες υπενθυμίσεις βελτιώνουν τη ταμειακή ροή
• Καλύτερη επισκόπηση: πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για έσοδα και ανεξόφλητα ποσά
• Μικρότερο διοικητικό φορτίο: έως 70% εξοικονόμηση χρόνου ανά μήνα
• Πιο επαγγελματικό: οι πελάτες λαμβάνουν τακτοποιημένα, τυποποιημένα τιμολόγια
• Επεκτάσιμο: αναπτύξτε τον ιππικό σας όμιλο χωρίς επιπλέον διοικητικό προσωπικό

Τι κοστίζει η αυτοματοποίηση και πώς ξεκινάτε

Το κόστος ποικίλλει πολύ ανά σύστημα. Τα απλά εργαλεία τιμολόγησης κοστίζουν περίπου € 15 έως € 30 το μήνα, αλλά τότε πρέπει να διατηρείτε τα προγράμματα και τη διαχείριση πελατών χειροκίνητα. Το ολοκληρωμένο λογισμικό ιππικών ομίλων κοστίζει μεταξύ € 50 και € 150 το μήνα, ανάλογα με τον αριθμό των αλόγων και των πελατών. Αυτό μπορεί να ακούγεται πολύ, αλλά η εξοικονόμηση χρόνου μετατρέπεται γρήγορα σε χαμηλότερο κόστος προσωπικού ή περισσότερες ώρες για καθοδήγηση και απόκτηση πελατών. Ξεκινήστε με μια δοκιμαστική περίοδο μιας εβδομάδας ή ενός μήνα. Καταχωρήστε τα προϊόντα και τις συνδρομές σας, εισάγετε τη βάση δεδομένων πελατών σας και δοκιμάστε τη λειτουργία τιμολόγησης. Τα περισσότερα συστήματα έχουν οδηγούς χρήσης και εξυπηρέτηση πελατών για να σας βοηθήσουν. Ο οδηγός επιλογής λογισμικού ιππικών ομίλων μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε το κατάλληλο σύστημα.

Πώς το EquiSight απλοποιεί τη χρέωση

Το EquiSight συνδυάζει προγραμματισμό, φακέλους αλόγων και χρέωση σε μία πλατφόρμα. Τα μαθήματα που προγραμματίζετε στην ατζέντα συνδέονται αυτόματα με τον σωστό πελάτη. Τα κόστη διαμονής και επιπλέον υπηρεσίες όπως πεταλωτής ή επίσκεψη κτηνιάτρου τα προσθέτετε στο φάκελο του αλόγου και εμφανίζονται απευθείας στο μηνιαίο τιμολόγιο. Στο τέλος του μήνα κάνετε κλικ στο "δημιουργία τιμολογίων" και το σύστημα ετοιμάζει όλες τις σημειώσεις για αποστολή. Μπορείτε να τις στείλετε απευθείας με email ή να τις εξάγετε στο λογισμικό λογιστικής σας. Χωρίς διπλή δουλειά, χωρίς ξεχασμένα στοιχεία και πλήρης διαφάνεια για εσάς και τους πελάτες σας.