Como automatizar a faturação numa escola de equitação

Por que a faturação manual não funciona

Muitas escolas de equitação ainda trabalham com folhas de cálculo, blocos de notas ou sistemas separados para horários, presença e faturas. O resultado: trabalho duplicado, erros e muito stress no final do mês. Um cavaleiro teve duas aulas extra, mas não está na fatura. Um cliente de pensão paga atrasado, mas ninguém vê. Este tipo de situações custa-lhe receita e energia. A automatização previne isto ao conectar tudo: desde a inscrição até ao pagamento. A carga administrativa diminui em média 60 a 70 por cento, segundo utilizadores de software moderno para escolas de equitação.

Passo 1: Conecte atividades à faturação

A base da automatização é que cada produto ou serviço seja automaticamente registado. Pense em aulas de grupo, aulas privadas, custos de pensão, remoção de estrume ou ferradura. Num bom sistema, define-os uma vez com preço e taxa de IVA. Assim que um cliente se inscreve ou tem uma aula, isso é conectado ao seu número de cliente. No final do mês, gera todas as faturas com um único clique. Sem mais introdução manual de números. Sistemas como o EquiSight oferecem esta conexão como padrão: atividades na agenda são automaticamente faturadas com base nas suas definições.

Passo 2: Trabalhe com subscrições e predefinições

Muitos serviços numa escola de equitação são recorrentes: aulas semanais, pensão mensal, treinos fixos. Ao configurá-los como subscrição, só precisa de os criar uma vez. O sistema reconhece automaticamente se alguém tem direito a um determinado serviço e adiciona-o à fatura mensal. Para clientes de pensão, pode criar, por exemplo, uma predefinição com ração, palha, remoção de estrume e uso de pastagem. Para cavaleiros de aulas, um pacote de quatro aulas por mês. Isto previne erros e poupa imenso tempo ao preparar faturas.

Passo 3: Automatize envio e lembretes

Preparar uma fatura é uma coisa, mas garantir que ela seja paga é igualmente importante. Sistemas modernos enviam faturas automaticamente por e-mail numa data escolhida por si, por exemplo no primeiro dia do mês. Também pode configurar lembretes de pagamento: após dez dias um lembrete amigável, após vinte dias um segundo. Alguns sistemas mostram uma visão geral de valores em aberto e podem até conectar débitos diretos. Muitas escolas de equitação que automatizaram isto veem o seu prazo de pagamento diminuir de uma média de 28 para 12 dias. Quer mais informações sobre qual software suporta isto? Veja a nossa comparação completa de apps de gestão equestre.

Vantagens da faturação automatizada

• Menos erros: sem aulas esquecidas ou entrada duplicada
• Pagamento mais rápido: lembretes automáticos melhoram o fluxo de caixa
• Melhor visão geral: informação em tempo real sobre receitas e valores em aberto
• Menos carga administrativa: até 70% de poupança de tempo por mês
• Mais profissional: clientes recebem faturas organizadas e padronizadas
• Escalável: faça crescer a sua escola de equitação sem pessoal administrativo adicional

Quanto custa a automatização e como começar

Os custos variam muito por sistema. Ferramentas de faturação simples custam cerca de € 15 a € 30 por mês, mas então ainda tem de manter horários e gestão de clientes manualmente. Software completo para escolas de equitação custa entre € 50 e € 150 por mês, dependendo do número de cavalos e clientes. Pode parecer muito, mas a poupança de tempo traduz-se rapidamente em menores custos de pessoal ou mais horas para treino e prospeção. Comece com um período de teste de uma semana ou mês. Defina os seus produtos e subscrições, importe a sua base de clientes e teste o módulo de faturação. A maioria dos sistemas tem manuais e apoio ao cliente para ajudá-lo a começar. O nosso guia de escolha de software para escolas de equitação pode ajudá-lo a encontrar o sistema certo.

Como o EquiSight simplifica a faturação

O EquiSight combina planeamento, dossiês de cavalos e faturação numa única plataforma. As aulas que agenda na agenda são automaticamente conectadas ao cliente correto. Custos de pensão e serviços extra como ferradura ou visita veterinária adiciona no dossiê do cavalo e aparecem diretamente na fatura mensal. No final do mês, clica em 'gerar faturas' e o sistema prepara todas as notas para envio. Pode enviá-las diretamente por e-mail ou exportar para o seu software de contabilidade. Sem trabalho duplicado, sem itens esquecidos e total transparência para si e para os seus clientes.