Kako avtomatiziraš obračun v jazbi

Zakaj ročni obračun ne deluje

Številne jazbice še vedno delujejo s preglednicami, zvezki ali ločenimi sistemi za urnik, prisotnost in račune. Posledica: podvojeno delo, napake in ogromen stres konec meseca. Jezdec je obiskal dve dodatni lekciji, vendar ni na računu. Stanovalec penziona plača prepozno, vendar nihče tega ne vidi. Tovrstne situacije te stanejo prihodkov in energije. Avtomatizacija to prepreči s povezovanjem vsega: od prijave do plačila. Administrativna bremena se zmanjša za povprečno 60 do 70 odstotkov, po podatkih uporabnikov sodobne programske opreme za jazbice.

Korak 1: Poveži aktivnosti z obračunom

Osnova avtomatizacije je, da se vsak proizvod ali storitev samodejno registrira. Pomisli na skupinske lekcije, zasebne lekcije, stroške nastanjevanja, odvoz gnoja ali kovaščestvo. V dobrem sistemu to enkrat nastaviš s ceno in stopnjo davka. Takoj ko se stranka prijavi ali obišče lekcijo, se to poveže z njihovo številko stranke. Konec meseca z enim klikom generirate vse račune. Ni več ročnega vnosa podatkov. Sistemi, kot je EquiSight, to povezavo ponujajo standardno: aktivnosti v urniku se samodejno preračunajo na podlagi tvojih nastavitev.

Korak 2: Dela z naročninami in privzetimi nastavitvami

Številne storitve v jazbi so ponavljajoče se: tedenske lekcije, mesečno nastanjevanje, fiksne voženj. Z njihovo nastavo kot naročnino jih moraš oblikovati le enkrat. Sistem samodejno prepozna, ali ima oseba pravico do določene storitve, in jo doda na mesečni račun. Za stanovalce penziónov lahko na primer nstaviš privzeto postavko s krmo, slamo, odvozom gnoja in rabo pašnika. Za jezdece lekcij paket štirih lekcij na mesec. To preprečuje napake in ogromno prihrani časa pri sestavljanju računov.

Korak 3: Avtomatizira pošiljanje in opominjanje

Oblikovanje računa je eno, vendar zagotavljanje, da se plača, je enako pomembno. Sodobni sistemi samodejno pošiljajo račune po e-pošti na dan, ki ga izbereš, na primer prva v mesecu. Nastaviš lahko tudi sporočila za opominjanje: po desetih dneh prijazna opominka, po dvajsetih dneh druga. Nekateri sistemi prikazujejo pregled odprtih postavk in lahko celo povezejo inaso. Številne jazbice, ki so to avtomatiziraale, vidijo, da se njihov čas plačila zmanjša z povprečnih 28 na 12 dni. Želiš več vpogledov v katero programsko opremo to podpira? Oglej si našo obsežno primerjavo aplikacij za upravljanje konjev.

Prednosti avtomatiziranega obračuna

• Manj napak: nobenih pozabljenih lekcij ali dvojnega vnosa
• Hitrejše plačilo: samodejni opominki izboljšajo denarni tok
• Boljši pregled: vodenje v realnem času v prihodke in odprte postavke
• Manj administrativne obremenitve: do 70% prihranka časa na mesec
• Profesionalnejše: stranke prejimajo čiste, standardizirane račune
• Razširljivo: rastajoča jazbica brez dodatnega administrativnega osebja

Kaj stane avtomatizacija in kako začneš

Stroški se drastično razlikujejo med sistemi. Preprosta orodja za račune stanejo približno od 15 do 30 EUR na mesec, vendar moraš urnik in upravljanje strank še vedno opraviti ročno. All-in-one programska oprema za jazbice stane med 50 in 150 EUR na mesec, odvisno od števila konjev in strank. To se sliši morda drage, vendar se prihranek časa kmalu prevede v nižje stroške osebja ali več ur za usposabljanje in pridobivanje. Začni s poskusnim obdobjem teden ali mesec. Nastavi svoje proizvode in naročnine, uvozi svojo bazo strank in testiraj modul obračuna. Večina sistemov ima priročnike in službo za podporo, ki ti bodo pomagali. Naš vodnik za izbiro programske opreme za jazbice ti lahko pomaga pri izbiri pravega sistema.

Kako EquiSight poenostavi obračun

EquiSight kombinira načrtovanje, dosijeje konjev in obračun na eni platformi. Lekcije, ki jih razporedit v urniku, se samodejno povežejo s pravo stranko. Stroški nastanjevanja in dodatne storitve, kot so kovaški ali obisk veterinarja, dodat v dosije konja in se takoj pojavijo na mesečnem računu. Konec meseca klikneš na 'generiraj račune' in sistem pripravi vse račune za pošiljanje. Lahko jih pošlješ direktno po e-pošti ali izvozisš v tvojo programsko opremo za računovodstvo. Nobene podvojene naloge, nobenih pozabljenih postavk in popolna preglednost za tebe in tvoje stranke.