Kuidas automatiseerida arvete koostamist maneežis

Miks käsitsi arvete koostamine ei toimi

Paljud maneežid kasutavad endiselt arvutustabeleid, märkmikke või eraldiseisvaid süsteeme graafike, kohaloleku ja arvete jaoks. Tulemuseks on topeltöö, vead ja palju stressi kuu lõpus. Ratsanik on käinud kahel lisatunnil, kuid pole arvele märgitud. Pansiooni klient maksab hilja, kuid keegi seda ei näe. Sellised olukorrad maksavad sulle tulu ja energiat. Automatiseerimine takistab seda, sidemeid kõike: registreerimisest maksmiseni. Haldustöö vähenes keskmiselt 60-70 protsendi võrra, nagu kajastavad kaasaegse maneežisoftvaari kasutajad.

Samm 1: Seo tegevused arvete koostamisega

Automatiseerimise alus on see, et iga toode või teenus registreeritakse automaatselt. Mõtle grupitunni, privaattunni, pensiooni kulude, sõnniku eemaldamise või hobusearstide peale. Heades süsteemides määrad need ühe korraga hinnaga ja käibemaksumääraga. Niipea kui klient registreerub või tunnis käib, sidetakse see nende klientinumbriga. Kuu lõpus genereerid sa ühe nupuvajutusega kõik arved. Rohkem ei ole käsitsi numbrite sisestamist. Süsteemid nagu EquiSight pakuvad seda sidet standardina: päevakava tegevused arvutatakse automaatselt vastavalt teie seadetele.

Samm 2: Töötage tellimuste ja eelseadetega

Paljud teenused maneežis on korduv: nädalased tunnid, kuised pension, fikseeritud harjutusmaterjal. Nende tellimustena määramisega pead sa need luua ainult ühe korra. Süsteem tunneb automaatselt ära, kas kellel on õigus teatud teenusele ja lisab selle kuuarve juurde. Pansiooni klientidele saad näiteks määrata eelseade söödaga, strohh, sõnnikueristu ja karjamaakasutusega. Lesseratsastajate jaoks neljatunnine pakett kuus. See takistab eksimusi ja säästab tohutult aega arvete koostamisel.

Samm 3: Automatiseerige saatmine ja meeldetuletused

Arve koostamine on üks asi, kuid veendumata, et see makstakse, on vähemalt sama oluline. Kaasaegse süsteemid saadavad arved automaatselt e-postiga sinu valitud kuupäevale, näiteks kuu esimesel. Saate ka maksemeeldetuletusi määrata: pärast kümmet päeva sõbralikku meeldetuletust, kahekümne päeva pärast teist. Mõned süsteemid näitavad avatud postide ülevaadet ja võivad isegi inkassod seostada. Paljud maneežid, kes seda automatiseerinud, näevad, et nende maksetähtaeg väheneb keskmiselt 28-lt 12 päevale. Kas soovid rohkem teavet, milline tarkvara seda toetab? Vaata meie põhjalikku hobuste juhtsüsteemide rakenduste võrdlust.

Automatiseeritud arvete koostamise eelised

• Vähem vigu: pole unustatud tunde ega topeltsissestamist
• Kiiremini makstud: automaatsed meeldetuletused parandavad rahavoogu
• Parem ülevaade: reaalajas sissetulek ja avatud postitused
• Vähem haldustööd: kuni 70% aja säästmist kuus
• Professionaalsem: kliendid saavad korralikud, standardiseeritud arved
• Skaleeritav: kasva oma maneež ilma täiendava haldustöötajata

Mis maksab automatiseerimine ja kuidas alustada

Kulud erinevad süsteemidest sõltuvalt väga erinevalt. Lihtsad arvete tööriisted maksavad umbes 15-30 eurot kuus, kuid siis pead sa graafiku ja kliendihaldustöid käsitsi jälgima. Kõik-ühes maneežisoftvaari maksab 50-150 eurot kuus, olenevalt hobuste ja klientide arvust. See võib tunduda suur, kuid ajakokkuhoid tõlgib end kiiresti madalamaks personalikulu või rohkem aega treeneriks ja akvisteerimisel. Alusta prooviperioodiga nädal või kuu. Määra oma tooted ja tellimused, impordi oma klientide faili ja testi arvete koostamise moodulit. Enamikul süsteemidel on juhendid ja klienditugi, et sind aidata. Meie maneežisoftvaeri valikuabi võib aidata leida õige süsteem.

Kuidas EquiSight lihtsustab arvete koostamist

EquiSight ühendab planeerimise, hobuse dokumendid ja arved ühel platvormil. Tunnid, mida sa päevakavasse sisestad, seotakse automaatselt õige kliendiga. Pensioonikulud ja täiendavad teenused nagu hobusesepp või loomaarsti külaskäik lisatakse hobuse dossieesse ja ilmuvad otse kuuarvele. Kuu lõpus klikkid sa "loo arved" ja süsteem valmistab kõik märkused saatmiseks. Saate need otse e-postiga saata või eksportida oma raamatupidamistarkvarasse. Pole topeltäid, pole unustatud kirjeid ja täielik läbipaistvus teie ja teie klientidele.