Kuinka automatisoida laskutus tallilla

Miksi manuaalinen laskutus ei toimi

Monet tallit työskentelevät edelleen laskentataulukoilla, muistivihkoilla tai erillisillä järjestelmillä aikatauluille, läsnäololle ja laskuille. Seurauksena: kaksinkertainen työ, virheet ja paljon stressiä kuun lopussa. Ratsastaja on osallistunut kahteen ylimääräiseen oppituntiin, mutta niitä ei ole laskulla. Tallipaikka-asiakas maksaa myöhässä, mutta kukaan ei huomaa sitä. Tällaiset tilanteet vievät sinulta liikevaihtoa ja energiaa. Automatisointi estää tämän yhdistämällä kaiken toisiinsa: ilmoittautumisesta maksuun. Hallinnollinen taakka laskee keskimäärin 60-70 prosenttia modernin talliohjelmiston käyttäjien mukaan.

Vaihe 1: Yhdistä aktiviteetit laskutukseen

Automatisoinnin perusta on, että jokainen tuote tai palvelu rekisteröidään automaattisesti. Ajattele ryhmätunteja, yksityistunteja, tallipaikkakustannuksia, lannan kuljetusta tai kengitystä. Hyvässä järjestelmässä määrität nämä kerran hinnan ja ALV-prosentin kanssa. Kun asiakas ilmoittautuu tai osallistuu oppituntiin, se yhdistetään heidän asiakasnumeroonsa. Kuun lopussa luot kaikki laskut yhdellä painalluksella. Ei enää numeroiden syöttämistä käsin. Järjestelmät kuten EquiSight tarjoavat tämän yhdistämisen standardina: kalenterin aktiviteetit laskutetaan automaattisesti asetustesi perusteella.

Vaihe 2: Käytä tilauksia ja esiasetuksia

Monet tallin palvelut ovat toistuvia: viikoittaiset oppitunnit, kuukausittainen tallipaikka, säännölliset harjoitusajot. Asettamalla nämä tilauksiksi sinun tarvitsee luoda ne vain kerran. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti, onko jollakulla oikeus tiettyyn palveluun ja lisää sen kuukausittaiseen laskuun. Tallipaikka-asiakkaille voit esimerkiksi luoda esiasetuksen rehulla, oljella, lannan kuljetuksella ja laidunkäytöllä. Ratsastajille neljän oppitunnin paketin kuukaudessa. Tämä estää virheet ja säästää valtavasti aikaa laskujen kokoamisessa.

Vaihe 3: Automatisoi lähetys ja muistutukset

Laskun laatiminen on yksi asia, mutta sen maksamisen varmistaminen on yhtä tärkeää. Modernit järjestelmät lähettävät laskut automaattisesti sähköpostitse valitsemasi päivänä, esimerkiksi kuukauden ensimmäisenä päivänä. Voit myös asettaa maksumuistutukset: kymmenen päivän kuluttua ystävällinen muistutus, kahdenkymmenen päivän kuluttua toinen. Jotkut järjestelmät näyttävät avoimen erän yhteenvedon ja voivat jopa yhdistää suoraveloitukset. Monet tallit, jotka ovat automatisoineet tämän, näkevät maksuehtojensa laskevan keskimäärin 28 päivästä 12 päivään. Haluatko lisää tietoa siitä, mikä ohjelmisto tukee tätä? Katso kattava hevostenhoidon sovellusten vertailumme.

Automatisoidun laskutuksen edut

• Vähemmän virheitä: ei unohdettuja tunteja tai kaksinkertaista syöttöä
• Nopeampi maksu: automaattiset muistutukset parantavat kassavirtaa
• Parempi yleiskuva: reaaliaikainen näkymä liikevaihtoon ja avoimiin eriin
• Vähemmän hallinnollista taakkaa: jopa 70% ajansäästö kuukaudessa
• Ammattimaisempi: asiakkaat saavat siistit, standardoidut laskut
• Skaalautuva: kasvata talliasi ilman ylimääräistä hallinnollista henkilökuntaa

Mitä automatisointi maksaa ja miten aloittaa

Kustannukset vaihtelevat suuresti järjestelmän mukaan. Yksinkertaiset laskutustyökalut maksavat noin 15-30 € kuukaudessa, mutta silloin sinun on vielä ylläpidettävä aikatauluja ja asiakashallintaa manuaalisesti. All-in-one talliohjelmisto maksaa 50-150 € kuukaudessa hevosten ja asiakkaiden määrästä riippuen. Se saattaa kuulostaa paljolta, mutta ajansäästö kääntyy nopeasti pienemmiksi henkilöstökustannuksiksi tai useammiksi tunneiksi valmentamiseen ja hankintaan. Aloita viikon tai kuukauden kokeilujaksolla. Määritä tuotteesi ja tilauksesi, tuo asiakaskantasi ja testaa laskutusmoduulia. Useimmilla järjestelmillä on ohjeita ja asiakaspalvelua auttamaan sinua alkuun. Talliohjelmiston valintaoppaastamme voi auttaa sinua löytämään oikean järjestelmän.

Kuinka EquiSight yksinkertaistaa laskutusta

EquiSight yhdistää suunnittelun, hevosasiakirjat ja laskutuksen yhdelle alustalle. Oppitunnit, jotka ajoitat kalenteriin, yhdistetään automaattisesti oikeaan asiakkaaseen. Tallipaikka kustannukset ja lisäpalvelut, kuten kengitys tai eläinlääkärikäynti, lisäät hevosasiakirjaan ja ne näkyvät suoraan kuukausittaisella laskulla. Kuun lopussa napsautat "luo laskut" ja järjestelmä tekee kaikki laskut valmiiksi lähetystä varten. Voit lähettää ne suoraan sähköpostitse tai viedä ne kirjanpito-ohjelmistoosi. Ei kaksinkertaista työtä, ei unohdettuja eriä ja täydellinen läpinäkyvyys itsellesi ja asiakkaillesi.