Kaip automatizuoti sąskaitas faktūras žirgyno valdymo sistemoje

Kodėl rankinis sąskaitų faktūrų sudarymas neveikia

Daugelis žirgynų vis dar naudoja skaičiuokles, užrašų knygas arba atskiras sistemas grafikams, dalyvavimui ir sąskaitoms. Rezultatas: duplekacija, klaidos ir daug streso mėnesio pabaigoje. Arklys atliko dvi papildomas pamokas, bet jų nėra sąskaitoje. Pensionieriaus klientas vėluoja su mokėjimu, bet niekas to nemato. Tokios situacijos praranda jums pajamas ir energiją. Automatizacija to išvengia, viską sujungdama: nuo registracijos iki mokėjimo. Administracinės apkrovos sumažėja vidutiniškai 60-70 procentų, pasak šiuolaikines žirgynų programinę įrangą naudojančių asmenų.

1 žingsnis: sujunkite veiklas su sąskaitų faktūrų sudarymu

Automatizacijos pagrindas yra tas, kad kiekvienas produktas ar paslauga automatiškai užregistruojama. Pagalvokite apie grupines pamokas, individualias pamokas, pensijos išlaidas, mėšlo pervežimą ar žirgų padkavą. Gerojoje sistemoje šiuos dalykus nustatomą vieną kartą su kaina ir PVM tarifu. Kai tik klientas užsiregistruoja arba dalyvauja pamokoje, tai susieja su jo kliento numeriu. Mėnesio pabaigoje vienu paspaudimu generuojate visas sąskaitas faktūras. Jokio rankinio skaičių įvedimo. Sistemos, tokios kaip EquiSight, šią sąsają standartine tvarka siūlo: veiklos iš grafiko automatiškai perskaičiuojamos pagal jūsų nustatymus.

2 žingsnis: darbui naudokite prenumeratas ir nustatytas šablonus

Daugelis žirgynų paslaugų yra pasikartojančios: savaitinės pamokos, mėnesio pension, nuolatini treniravimo pasiridimai. Nustatydami jų kaip prenumeratas, turite jas sukurti tik vieną kartą. Sistema automatiškai atpažįsta, ar kas nors turi teisę į tam tikrą paslaugą ir prideda tai prie mėnesinės sąskaitos. Pavyzdžiui, pensionierių klientams galite sukurti šabloną su šertu, šienu, mėšlo pervežimu ir ganyklos naudojimu. Lesraitoriams - keturių pamokų paketą per mėnesį. Tai išvengia klaidų ir ypač daug sutaupo laiko sąskaitas rengiant.

3 žingsnis: automatizuokite siuntimą ir priminimus

Sąskaitos sudarymas yra vienas dalykas, bet užtikrinti, kad ji būtų sumokėta, yra bent tokia pat svarbu. Šiuolaikinės sistemos automatiškai siunčia sąskaitas el. paštu pagal jūsų pasirinkta datą, pavyzdžiui, pirmo mėnesio. Taip pat galite nustatyti mokėjimo priminimus: po dešimties dienų draugiškas primanas, po dvidešimties dienų antrasis. Kai kurios sistemos rodo atidarytas sumas ir gali net prijungti inkasos sandorius. Daugelis žirgynų, kurie tai automatizavo, mato, kad mokėjimo terminas sumažėja nuo vidutiniškai 28 iki 12 dienų. Norite daugiau sužinoti, kurią programinę įrangą tai palaiko? Žiūrėkite mūsų išsamų žirgų valdymo programų palyginimą.

Automatizuotų sąskaitų faktūrų privalumai

• Mažiau klaidų: nėra pamirštos pamokos ar duplekuoto įvedimo
• Greičiau sumokama: automatiniai priminiai pagerina grynųjų pinigų srautą
• Geresnis peržiūros: tikro laiko pasirodymai apie pajamas ir atidarytus dalykus
• Mažesnė administracinė apkrova: iki 70 procentų laiko sutaupymo per mėnesį
• Profesionaliau: klientai gauna tvarkias, standartizuotas sąskaitas
• Keičiasi: augti žirgynui be papildomų administracinių personalų

Kiek kainuoja automatizacija ir kaip pradėti

Kaštai labai skiriasi pagal sistemą. Paprasti sąskaitų įrankiai kainuoja apie 15-30 eurų per mėnesį, bet tada jūs vis tiek turite rankiniu būdu šiuos grafikuose ir kliento vadyboje. Visapusiška žirgynų programa kainuoja nuo 50 iki 150 eurų per mėnesį, atsižvelgiant į žirgų ir klientų skaičių. Tai gali atrodyti daug, bet laiko sutaupymas greitai verčiasi į mažesnias personalo išlaidas ar daugiau laiko treniravimui ir akviziacijai. Pradėkite bandomuoju periodu - savaitės arba mėnesio. Nustatykite savo produktus ir prenumeratas, importuokite savo kliento bazę ir išbandykite sąskaitų faktūrų modulį. Dauguma sistemų turi vadovus ir kliento aptarnavimą, kurie padės pradėti. Mūsų žirgynų programos pasirinkimo pagalba gali padėti rasti tinkamą sistemą.

Kaip EquiSight supaprastina sąskaitų faktūrų sudaryką

EquiSight sujungia planavimą, žirgų bylas ir sąskaitų faktūrų sudarymo vienoje platformoje. Pamokos, kurias suplanuojate grafike, automatiškai susijungiamos su reikiamu klientu. Pensijos išlaidos ir papildomos paslaugos, tokios kaip žirgų padkava ar veterinaro vizitas, pridedamos žirgų bylose ir iš karto pasirodo mėnesinėje sąskaitoje. Mėnesio pabaigoje spustelite "Generuoti sąskaitas" ir sistema paruošia visus dalykus siuntimui. Galite juos tiesiogiai siųsti el. paštu arba eksportuoti į savo buhalterinę programinę įrangą. Nėra duplekuoto darbo, nėra pamirštos sumos ir pilna skaidrumas jums ir jūsų klientams.